Las facturas de tus proveedores, listas para importar en Sage 50
Sigue trabajando en tu Sage 50. Subes las facturas de proveedor en PDF o en foto y recibes un fichero con las columnas del importador de facturas en asientos de Sage, con la subcuenta de cada proveedor ya puesta y la auditoría fiscal del lote al lado.
Lo que resuelve en Sage 50
Las columnas que pide el importador de Sage
Sage 50 importa facturas en asientos a partir de unas columnas con nombre fijo. Escribimos esas y ninguna más: Cuenta, Fecha, Factura, BaseIva e ImporteIva, que son las obligatorias, y las opcionales que tu lote necesite. La fecha va en día/mes/año y se comprueba que exista en el calendario.
La subcuenta del proveedor, cruzada por NIF
Sage 50 no busca al proveedor por su NIF: necesita la subcuenta en cada registro. Con el maestro que adjuntas (CSV, TXT o XLSX) ponemos la cuenta que ya usas. Si un proveedor no está, le damos la siguiente libre de tu serie —tras la 40000137 viene la 40000138— con la misma longitud que tu plan, sea de 8 o de 10 dígitos.
Base y cuota sumadas por tipo de IVA
El importador de Sage recibe registros de IVA, no conceptos sueltos. Cada factura entra con una fila por tipo impositivo, con su base y su cuota ya sumadas. Los suplidos y lo no sujeto van en una fila aparte, rotulada, para que no se confundan con la base imponible.
Tus códigos de IVA, no unos supuestos
Si nos escribes los códigos de tu empresa contable (21=03, 10=02, 4=01…), cada registro lleva el suyo. Si el lote trae un tipo que no está en tu lista, el informe te lo dice con el nombre de cada factura.
Las facturas dudosas, fáciles de encontrar en Sage
Lo que no debe entrar en tu contabilidad sin revisarlo se queda fuera del fichero de importación. Lo que conviene comprobar entra con «[REV]» delante del nombre del proveedor en la Referencia, y las rectificativas, con «ABONO»: así las localizas en el diario de Sage sin abrir los PDF.
Qué te llevas en el ZIP
01_IMPORTACION_SAGE.csvPara el complemento «Importador Excel de facturas en asientos» de Sage 50: las cinco columnas obligatorias (Cuenta, Fecha, Factura, BaseIva e ImporteIva), la Referencia con el nombre del proveedor y, si nos los indicas, tus códigos de IVA y tu cuenta de gasto.01b_IMPORTACION_SAGE_EXCEL_ES.csvEl mismo contenido con coma decimal, para abrirlo y repasarlo en una hoja de cálculo configurada en español sin que los importes ni las tildes se descoloquen.01c_ALTAS_CUENTAS_SAGE.csvAparece solo cuando algún proveedor no está en tu maestro: la subcuenta propuesta, el nombre, el NIF y su estado, para darlas de alta en Sage antes de importar.01r_REVISAR_SAGE.csvLo que hemos apartado del fichero de importación, por ejemplo por un NIF que no supera el dígito de control o que no está operativo en la AEAT, con las mismas columnas para importarlas cuando las tengas resueltas.01d_REVISION.csvUn renglón por cada documento del lote: NIF y su estado, subcuenta asignada, base, cuota, retención de IRPF, total y en qué página del informe se explica cada caso.00_INFORME_Y_AUDITORIA.pdfInforme y auditoría del lote: la tabla de cuentas de proveedor que lleva el fichero y el motivo de cada factura señalada.
Paso a paso
- 1Entra en Mimir OCR, sube las facturas en PDF, JPG o PNG (hasta 400 por lote), marca «Facturas de Compra (Gastos)» y elige «Sage 50» como programa de destino.
- 2Adjunta el maestro de proveedores con dos columnas, NIF y subcuenta, en CSV, TXT o XLSX. Si quieres, indica también tu cuenta de gasto por defecto (629, por ejemplo): la completamos a la longitud de tu plan.
- 3Escribe los códigos de IVA tal como los tienes en Sage 50, en Archivos → Tipos de IVA, con el formato «21=03, 10=02, 4=01».
- 4Paga el lote o introduce tu código de prueba. Cuando acabe, recibirás un correo con el enlace de descarga del ZIP; de media, 100 facturas tardan unos 7 minutos.
- 5Si el ZIP trae 01c_ALTAS_CUENTAS_SAGE.csv, da de alta esas subcuentas en Sage 50 o cambia en el fichero el código por el que ya uses para ese proveedor.
- 6En Sage 50, abre el Importador Excel de facturas en asientos y selecciona el fichero (si te pide un libro de Excel, abre antes 01b_IMPORTACION_SAGE_EXCEL_ES.csv en Excel y guárdalo como libro .xlsx). Pulsa Capturar: la rejilla te enseña cada registro antes de importar, y una factura que ya existe en tu empresa sale como incidencia y no entra.
- 7Antes de pulsar Importar, repasa la hoja 01d_REVISION.csv junto al informe: en ellos están las facturas con retención o con recargo de equivalencia que vas a completar en Sage.
¿Primera vez? La guía de uso de Mimir OCR explica qué subes, qué pagas y cuánto tiempo guardamos cada cosa.
Lo que decides tú en Sage 50
- Los códigos de IVA. En Sage 50 cada tipo de IVA se identifica con un código de tu empresa contable, no con el porcentaje, y un código cambiado no da error: lleva el registro a otra casilla del 303. Por eso los indicas tú en el formulario. Si lo dejas en blanco, el fichero va sin esa columna y Sage aplica las equivalencias de IVA que tengas configuradas en su importador.
- Retenciones de IRPF y recargo de equivalencia. El importador de facturas de Sage 50 recoge cuenta, fecha, número, base, cuota, código de IVA, contrapartida y referencia, así que esos dos importes los completas en el asiento. El informe te señala qué facturas los llevan y la hoja de revisión te da la retención de cada una.
- La cuenta de gasto. Si no nos indicas una, el fichero va sin contrapartida y Sage usa la «Contrapartida Compras» que tengas en la configuración de su importador.
- El complemento de importación. El fichero está pensado para el «Importador Excel de facturas en asientos», que figura en el catálogo de complementos de Sage 50. Si no lo ves en tu instalación, consúltalo con tu distribuidor de Sage.
Cómo lo comprobamos
Las columnas, sus nombres y cuáles son obligatorias salen del manual oficial del Importador Excel de facturas en asientos que Sage publica (versión 50.14.7840.0, de 2024), leído entero. Y lo hemos generado con lotes de facturas reales: la base de cada registro coincide con la del informe y cada tipo de IVA indicado viaja con su código. ¿Trabajas con Sage 50? Prueba un lote y cuéntanos.
EscríbenosSage 50® y ContaPlus® son marcas de Sage. MuninCloud no está asociado a Sage ni certificado por ella.
¿Integras por API?
Es otro camino: en vez de subir los PDF aquí, tu programa envía cada factura a la API de auditoría de facturas de MuninCloud y recibe su lectura en JSON. Para llevarla a Sage 50 hay un conector de código abierto: El fichero del importador de facturas en asientos de Sage 50.