Tus gastos en PDF, listos para importarlos como compras en Holded
Sigue en Holded como hasta ahora. Arrastra tus gastos en PDF o foto y recibes un CSV montado sobre la plantilla de facturas de compra que Holded publica en su centro de ayuda, con el tipo de operación del 303 y el 349 ya escrito y sin necesidad de enviarnos tu lista de proveedores.
Lo que resuelve en Holded
La columna «Operación», rellena
La plantilla de compras de Holded reserva una columna para el tipo de operación. La rellenamos con lo que deduce la auditoría: general para la compra nacional corriente, intra para lo intracomunitario, impexp para importaciones y servicios de fuera de la UE, y receq cuando la factura lleva recargo de equivalencia.
Los suplidos, línea a línea
Un suplido va dentro del total pero no lleva IVA. Esa línea sale como nosujeto y el resto de la factura conserva su propia operación, porque la decisión se toma concepto a concepto y no para el documento entero.
Sin lista de proveedores ni subcuentas
Holded relaciona cada factura con su proveedor a partir del NIF y del nombre del contacto. Por eso no te pedimos el maestro de proveedores ni sus cuentas 400: con subir las facturas basta.
La retención, una vez por factura
El IRPF pertenece a la factura, no a cada concepto. Escribimos su porcentaje en la primera línea y dejamos las demás en blanco, de modo que figura una sola vez tenga la factura los conceptos que tenga. La inversión del sujeto pasivo va marcada con 1 o 0 en su propia columna.
Fechas y vencimiento como los pide la plantilla
Las fechas van en día/mes/año, el formato de la plantilla de Holded. El vencimiento es obligatorio en ella: si la factura no lo indica, ponemos la fecha de emisión.
Los NIF dudosos, aparte
Cada NIF de proveedor pasa dos filtros: que su carácter de control cuadre y cuál es su situación en el censo de la AEAT. Si el proveedor figura revocado o de baja, o el NIF no puede existir, su factura no entra en el fichero de importación: pasa al de revisión, con el motivo en el informe.
Lo pendiente, fácil de encontrar en Holded
Las facturas que el informe deja por comprobar llevan [REV] al principio del concepto. Una vez importadas, buscando esa marca las tienes todas a la vista.
Qué te llevas en el ZIP
01_IMPORTACION_HOLDED.csvLa importación de facturas de compra de Holded. Una fila por cada concepto de la factura, con las diez columnas obligatorias de su plantilla y, además, retención, inversión del sujeto pasivo, operación y cuenta de gasto. Junto a él va el mismo fichero con coma decimal (terminado en _EXCEL_ES.csv), por si prefieres repasarlo antes en Excel.01r_REVISAR_HOLDED.csvSolo si el informe aparta alguna factura: esas, con las mismas columnas, para importarlas cuando estén aclaradas sin que se mezclen con las que ya están listas.01d_REVISION.csvUna fila por documento con su dictamen, la cuenta asignada, el estado del NIF en la AEAT y la página del informe donde está su ficha.00_INFORME_Y_AUDITORIA.pdfEl informe del lote en PDF: lo extraído de cada factura, lo comprobado y el motivo por el que se señala cada documento que conviene mirar.
Paso a paso
- 1Entra en Mimir OCR, arrastra las facturas de compra (PDF, JPG o PNG; hasta 400 por lote), deja el tipo en «Facturas de Compra (Gastos)» y elige «Holded» como programa de destino.
- 2Si quieres que las facturas lleguen con su cuenta de gasto, escríbela en el campo «Núm. cuenta de gasto». Es opcional, y no hace falta adjuntar ningún maestro.
- 3Paga el lote o usa tu código de prueba. Cuando termine, te llega por correo el enlace al ZIP; un lote de 100 facturas tarda de media unos 7 minutos.
- 4En Holded, importa 01_IMPORTACION_HOLDED.csv como facturas de compra, tal como explica su centro de ayuda para esa plantilla.
- 5Abre la hoja 01d_REVISION.csv y el informe antes de dar el lote por cerrado, e importa 01r_REVISAR_HOLDED.csv cuando hayas aclarado lo que se apartó.
¿Primera vez? La guía de uso de Mimir OCR explica qué subes, qué pagas y cuánto tiempo guardamos cada cosa.
Lo que decides tú en Holded
- La cuenta de gasto, si no la escribes al subir el lote. Esa columna llega entonces vacía y la asignas tú en Holded a cada compra.
- El pago. Cada factura llega con la cantidad pagada a cero, así que el pago lo apuntas tú en Holded cuando se haga.
Cómo lo comprobamos
El fichero se construye sobre la plantilla de facturas de compra que Holded publica en su centro de ayuda: sus diez columnas obligatorias y las opcionales de retención, inversión del sujeto pasivo, operación y cuenta de gasto. Lo hemos comprobado con lotes de facturas reales: ninguna columna obligatoria vacía, la operación siempre uno de los seis valores que Holded admite y la retención una sola vez por factura. ¿Trabajas con Holded? Sube un lote y cuéntanos cómo entra.
EscríbenosHolded® es una marca de su titular. MuninCloud no está asociado a Holded ni certificado por ella.