De PDF a Purchase Invoice en ERPNext, sin teclear una línea
Arrastra tus facturas de proveedor y llévalas a ERPNext con su propia herramienta Data Import: cada documento se convierte en una Purchase Invoice con su proveedor, su número, sus fechas y todas sus líneas. Es el mismo ERP sobre el que funciona MuninCloud ERP.
Lo que resuelve en ERPNext
Una Purchase Invoice por documento
Frappe lee el fichero de arriba abajo y, mientras una fila deja en blanco supplier, bill_no y posting_date, la cuelga del documento anterior como una línea más de items. Esos campos solo aparecen al empezar cada factura, de modo que doce conceptos acaban en una única Purchase Invoice y no en doce.
Los campos que pide ERPNext, con su nombre técnico
supplier, posting_date, bill_no y bill_date en la cabecera; item_name, qty, uom, rate y amount en cada línea. Salen de la definición de Purchase Invoice y de su tabla de líneas en el código fuente de ERPNext, y en ninguna línea queda vacío un campo obligatorio.
El número del proveedor, en su campo
El número que puso tu proveedor viaja en bill_no y su fecha en bill_date, los campos de Purchase Invoice para la factura del proveedor. Las fechas, en año-mes-día; el precio unitario y el importe de cada línea salen del mismo cálculo que el informe.
Lo dudoso, fuera del fichero y con marca
En ERPNext el NIF se guarda en la ficha del proveedor, no en la factura, así que lo comprobamos antes de que llegue: dígito de control y estado censal en la AEAT. Lo que el informe no da por importable sale del fichero principal; lo que conviene comprobar lleva «[REV]» al principio del concepto, para encontrarlo después en ERPNext.
Qué te llevas en el ZIP
01_IMPORTACION_ERPNEXT.csvPara el Data Import de ERPNext, con Purchase Invoice como tipo de documento. Las columnas llevan los nombres de campo de ERPNext; la cabecera de cada factura va en su primera fila y sus líneas debajo, en la tabla items.01r_REVISAR_ERPNEXT.csvLas facturas que el informe aparta, con las mismas columnas que el fichero principal, para importarlas cuando las tengas resueltas.01d_REVISION.csvUna fila por documento: proveedor, NIF y su estado en la AEAT, importes y la página del informe donde está su ficha. Va acompañada de una copia para abrir en un Excel en español.00_INFORME_Y_AUDITORIA.pdfEl informe del lote: lo que se leyó en cada factura, lo que se comprobó y el motivo de cada documento señalado.
Paso a paso
- 1Entra en Mimir OCR, arrastra las facturas (PDF, JPG o PNG; hasta 400 por lote) y elige «ERPNext» como programa de destino.
- 2Si quieres que todas las facturas lleven tu cuenta de acreedores, escríbela en el formulario con el nombre que tiene en ERPNext. Para este destino no hace falta adjuntar el maestro de proveedores.
- 3Paga el lote o usa tu código de prueba. Cuando termine, te llega por correo el enlace al ZIP; un lote de 100 facturas tarda de media unos 7 minutos.
- 4En ERPNext, abre Data Import, elige Purchase Invoice como tipo de documento y sube el fichero 01_IMPORTACION_ERPNEXT.csv.
- 5Antes de validar las facturas, repasa la hoja 01d_REVISION.csv y el informe. Lo que esté en 01r_REVISAR_ERPNEXT.csv lo importas igual, cuando lo hayas resuelto.
¿Primera vez? La guía de uso de Mimir OCR explica qué subes, qué pagas y cuánto tiempo guardamos cada cosa.
Lo que decides tú en ERPNext
- Tus proveedores, dados de alta con el mismo nombre que figura en la factura. La columna supplier enlaza con la ficha de proveedor de ERPNext, que es donde se guarda su NIF; si alguno es nuevo, créalo antes de importar. El nombre y el NIF de cada uno los tienes en la hoja 01d_REVISION.csv.
- Tus plantillas de impuestos. En ERPNext cada empresa crea las suyas; la columna items.item_tax_template va en el fichero y, si llega vacía, aplicas tu plantilla de IVA en ERPNext antes de validar la factura.
- La cuenta de acreedores (credit_to). Si la indicas en el formulario, va en todas las facturas del lote; si la dejas vacía, ERPNext usa la que tiene configurada tu empresa.
- La unidad de medida de cada línea, que ERPNext pide en todas. Escribimos «Nos», la unidad que ERPNext trae de serie; si en tu empresa usas otra, cámbiala en la columna items.uom.
Cómo lo comprobamos
ERPNext es software libre, así que las columnas salen de su código fuente: los campos obligatorios de Purchase Invoice y de su tabla de líneas, y la regla con la que el Data Import de Frappe agrupa las líneas de una factura. Con dos lotes de facturas reales comprobamos que el fichero abre una cabecera por documento y ni una más, que ningún campo obligatorio de línea queda vacío y que las bases imponibles coinciden con las del informe.
EscríbenosERPNext® es una marca de Frappe Technologies. MuninCloud no está asociado a Frappe Technologies ni certificado por ella.
¿Integras por API?
Es otro camino: en vez de subir los PDF aquí, tu programa envía cada factura a la API de auditoría de facturas de MuninCloud y recibe su lectura en JSON. Para llevarla a ERPNext hay un conector de código abierto: El fichero de Data Import de ERPNext para facturas de compra y de venta.